Капітан Врунгель говорив: «Як корабель назвеш, так він і попливе». А ми додамо: «Як день почнеш, так його і проведеш». Адже так і буває в більшості випадків. Якщо ранок не склався, то, швидше за все, і день не особливо вдалим буде. Справа тут не в забобонах і прив'язці до слів. Просто ранкові години задають тонус усьому майбутньому дню. І важливо, щоб «початок» став потужним поштовхом до майбутніх звершень, трудових у тому числі.
Для того, щоб залишатися продуктивним протягом усього робочого дня, треба дотримуватися наступних рекомендацій:
ЩЕ ДО РОБОТИ
По-перше, важливо закласти міцний фундамент, що означає хороший нічний сон. Для цього важливо виробити правильну звичку лягати в ліжко в один і той же час. Години перед сном краще провести за книжкою, ніж за скринінгом соцмереж або біля телевізора.
Ранок у кожного з нас починається в різний час. Але чим раніше, тим краще. А коли є режим дня, навіть сова може прокидатися рано і встигати робити важливі справи ще до роботи. Так, час між пробудженням і початком роботи в офісі ідеально підходить для занять, що мають для кожного з нас особисте значення. Для одних – це спорт, для інших – спілкування з сім'єю, для третіх – час для хобі, наприклад, полив квітів у саду.
НАГОДУЙТЕ СВІЙ МОЗОК І ЖИВІТ
Так, це може здатися очевидним, але не кожен їсть повноцінний сніданок. А деякі люди взагалі не снідають. Якщо у вас немає часу на сніданок, принаймні візьміть його з собою, щоб з'їсти по дорозі на роботу. Людське тіло як машина. Машина не зможе працювати на вищому рівні, якщо не буде палива. Тіло теж.
ВЧАСНО
Це може бути очевидним для більшості. Але у багатьох людей з «вчасно» реальні проблеми. Запізнення не тільки залишає про співробітника погане враження, але і цілком може зіпсувати весь робочий день. Адже якщо почати поспіхом і в запізненнях, напевно почуття суєти, розгубленості або провини буде супроводжувати і далі. Тому плануйте свій вихід з дому із запасом, незалежно від того, їдете ви на роботу на громадському транспорті, в особистому авто або добираєтеся пішки. Дуже навіть позитивно прибувати на робоче місце за 5-10 хв. до старту. Ці хвилини допоможуть налаштуватися, видихнути і в спокійному режимі приступити до завдань.
БЕЗ ПРИМХ
Не важливо, яку посаду ви обіймаєте, пам'ятайте, що працюєте в колективі. І якщо ви – не «ранкова людина» або прибули вже із зіпсованим настроєм, не переносьте негатив і невдоволення на інших. Змиріться і проявіть позитивний настрій, коли прийдете в офіс. Адже перша година на роботі може встановити «барометр стосунків» на решту дня. Вашим ранковим обуренням не варто заражати команду і налаштовувати всіх на негативний лад.
ПОДБАЙТЕ ПРО ФІЗИЧНІ ЗРУЧНОСТІ
Прибувши в офіс, визначте для себе, що вам необхідно для зручності при виконанні завдань. Можливо, це ідеально чистий стіл або підставка для ніг, хороше освітлення, блокнот з ручкою або чашка кави в межах досяжності. Переконайтеся, що у вашому робочому просторі всі допоміжні гаджети і необхідні речі під рукою і справно працюють.
РОЗСТАНОВКА ПРІОРИТЕТІВ ЗА ПРИНЦИПОМ ABCD
Організуйте свій робочий день. Складіть список справ, а ще краще поновіть той, який зробили вчора ввечері. Розставте пріоритети в ваших завданнях, використовуючи метод ABCD:
А завдання – це завдання, які ви мусите виконати сьогодні. Якщо ні, то вони призведуть до серйозних наслідків.
В завдання – завдання, які бажано виконати сьогодні. Якщо це не вдасться, то наслідки не критичні.
C завдання – ті, які теоретично можливо виконати сьогодні. Якщо ні, то нічого страшного.
D завдання – це завдання, до виконання яких ви сьогодні не приступаєте. Вони в полі вашого зору і їхнє виконання переноситься на завтра-післязавтра.
Дотримуючись цієї системи, ви будете працювати послідовно й організовано. Звичайно, без форс-мажорів не обійтися. У будь-який момент може надійти завдання від боса «на вчора». Тоді, звісно, ви візьметеся за нього. Однак після закінчення важливо повернутися до плану і слідувати визначеною схемою. Така самоорганізація допоможе контролювати виконання справ у строки, уникнути хаосу і прокрастинації (посилання на матеріал).
НАСАМПЕРЕД УСЕ НАЙВАЖЛИВІШЕ І ТЕРМІНОВЕ
Якщо ви знаєте, що вам потрібно зв'язатися з кимось сьогодні, зателефонуйте або надішліть листа електронною поштою рано-вранці. Якщо почекаєте до полудня, є велика ймовірність, що ви не почуєте відповідь, перш ніж покинете офіс. А це загрожує затягуванням часу у вирішенні важливих справ. Ви будете чекати відповіді/дозволу/рецензії в той час, коли могли б уже завершувати завдання.
Якщо завдання колективне і розбите на функціональні частини по відділах або окремих фахівцях, нагадайте колезі, що чекаєте від нього фідбек. Адже затягування процесу на одному з етапів впливає на виконання всього завдання. І якщо хтось один затягне, то хтось інший буде змушений поспішати і виконувати в дуже стислі терміни. Тому, щоб уникнути непорозумінь і сварок, краще одразу встановити чіткі дедлайни для кожної ланки колективного ланцюжка.
ПЕРЕВІРКА ПОШТИ В ПЕВНИЙ ЧАС
Якщо почати найпродуктивніші ранкові години з перевірки електронної пошти, є серйозний ризик залишитися в ній до обіду. Непогано виробити навичку пріоритетного сканування поштової скриньки. Електронні листи – не рівні за важливістю. Відточіть вашу здатність швидко відсівати пшеницю з жмені різних круп і навчіться оперативно визначати, на що потрібно відповісти в терміновому порядку, а що може і почекати. Акційні пропозиції, кумедні відео від колег, добірка новин улюбленого журналу можуть «з'їсти» багато цінного ранкового часу і вже точно не допоможуть зосередитися на виконанні завдань.
Тому корисно перевіряти пошту в певний час. Якщо ви не чекаєте важливого листа, перевірки пошти два рази на день має бути достатньо, наприклад, о 10 і 16 годині. Це дозволить не відволікатися, не втягуватися в постійне листування, а витратити час на важливі завдання.
РАНКОВА НАРАДА
Звичайно, багато що залежить від режиму роботи підприємства, від характеру бізнесу, від графіка роботи учасників наради. Але якщо ви обіймаєте керівну посаду, маєте знати, що найкращий час для коротких інформаційних нарад – перша половина дня.
Скажімо, якщо робочий день починається о 9:00, бажано рівно о 9:00 не починати і дати співробітникам час, щоб прийти в себе після дороги на роботу, випити кави і відповісти на кілька важливих листів. Об 11:00 теж не дуже добре. Перед обідом люди можуть почати нервувати. Всі поспішають швидше закінчити невідкладні справи, щоб встигнути перекусити.
Кращий час для наради в першій половині дня – між 9:30 і 11:00 ранку. Ранкові наради мають бути максимально короткими (не більше 30 хв.) і позитивними, без критики і повчань. Обговорили важливі завдання на день, розподілили обов'язки, встановили дедлайни, м'яко пожартували і «Lets go» в новий робочий день.
НЕ ВІДВОЛІКАЄМОСЯ НА СТОРОННЄ
Не відволікатися – важко. Несподівані відвідувачі, оповіщення в Facebook, дзвінки на телефон можуть завдати значної шкоди добрій роботі. І навіть якщо ваші колеги – хороші люди, слухання їхніх пліток, планів на відпустку і вражень від вечірки з барбекю явно не зроблять вас більш продуктивним. І навіть якщо ви не можете «видалити» себе з навколишнього середовища, важливо зробити все можливе, щоб контролювати його і максимально ізолюватися від шуму. Для виконання якоїсь важливої справи на деякий час можна забронювати переговорну. А ще важливо навчитися говорити «ні» і «не зараз» на прохання і порожні розмови. І ввічливість тут ні до чого.
І наостанок скажемо, що всі й одразу рекомендації навряд чи вийде успішно застосувати. Та й не потрібно. Найкраще до справи організації доброго робочого ранку приступати плавно і послідовно. Наприклад, у понеділок можна спробувати виконати один пункт, у вівторок – два, і так, поступово самоорганізовуючись, ви відчуєте різницю між тим, як «було» і як «зараз».